This My Blog: Januari 2016

Surat menyurat

- Arti dan fungsi :

Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.

Fungsi Surat

Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Sebagai alat komunikasi

b. Sebagai wakil atau duta

c. Sebagai bahan bukti

d. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut

e. bebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu

f. Sebagai alat ingat (pengingat)

g. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan

- Syarat dan Ketentuan Penulisan Surat.

Ada beberapa syarat dan ketentuan dalam menulis surat yang baik dan benar. Syarat dan ketentuan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan atau hal lain. Tentunya disesuaikan dengan Jenis Surat yang kita ingin tulis.

2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3. Merumuskan pokok pembicaraan satu persatu, runtun, logis dan teratur.

4. Menggunakan kalimat efektif.

· Sederhana : bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan kata-kata yanb biasa dan lazim.

· Ringkas : tegas dan mudah dipahami.

· Jelas : tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak taksa, tidak menimbulkan salah paham.

· Sopan : menggunakan kata-kata yang sopan atau halus dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)

· Menarik : membangkitkan perhatian, tidak membosankan. Bisa dengan variasi kalimat, gaya bahasa.

5. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, apa lagi singkaan yang tidak biasa atau singkatan buatan sendiri.

6. Memperhatikan dan menguasai Format atau Bentuk Surat.

7. Memperhatikan dan menguasai penulisan Bagian-Bagian Surat.

8. Penulisan atau pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.

9. Memperhatikan ukuran, jenis dan warna kertas.

· Ukuran : Kwarto (21x29 cm)

· Jenis : HVS untuk lembar asli, kertas tembus atau doorslag untuk tembusan.

· Warna : Putih (hvs) untuk lembar asli; kuning (doorslag) untuk perbal; biru muda (doorslag) untuk tembusan intern; merah muda (hvs) untuk surat rahasia.

10. Isi surat ringkas, jelas, akurat dan eskplisit.

11. Menggunakan bahasa baku.

- Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah sebagai berikut ini:

1. Kepala Surat/ Kop Surat

Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:

Ø Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,

Ø Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,

Ø Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,

Ø Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.

3. Nomor Surat

Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk :

Ø Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan

Ø Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan

Ø Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya

Ø Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

4. Lampiran

Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

5. Hal

Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

Contoh Surat Lamaran Kerja 1

Hal : Lamaran pekerjaan

Kepada Yth.,

Bpk/Ibu Personalia

PT. Lentera Jaya Bagus

Jl. Panglima Cahaya Utama No. 30

Bogor

Dengan hormat,

Sesuai dengan informasi adanya lowongan pekerjaan dari PT. Lentera Jaya Bagus yang saya dapatkan dari harian Radar Bogor pada tanggal 10 September 2015. Saya bermaksud untuk melamar pekerjaan dan bergabung ke perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Adapun bagian pekerjaan yang saya maksudkan adalah bagian Marketing dengan kode (MG) di perusahaan PT. Lentera Jaya Bagus.

Berikut ini adalah biodata singkat saya

Nama : Supardi Ayaka Misazaki

Tempat / tgl. lahir : Tokyo, 14 Juni 1994

Pendidikan Terakhir : S1 Manajemen Informatika

Alamat : Jl. Nakazawo Cifor No. 16, Bogor

Telepon (HP) : 085678566787653

Dan pada saat ini saya dalam keadaan yang sehat, baik jasmani maupun rohani. Selain itu kemampuan berbahasa Inggris saya sangat fasih. Kejujuran selalu saya utamakan dalam bekerja, dan latar belakang pendidikan saya cukup memuaskan, dan saya juga dapat mengoperasikan beberapa software komputer dengan baik, seperti Lotus Spreedsheet, MS Office Word, Excell, Access dan beberapa macam software perkantoran lainnya.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan beberapa data, antara lain :

Daftar Riwayat Hidup

Foto Copy Ijazah S1

Foto Copy Transkrip Nilai

Foto copy Sertifikat Kursus dan Pelatihan

Foto 3x4 yang terbaru

Kesempatan wawancara dari Bapak/Ibu Personalia sangat saya harapkan agar saya dapat menjelaskan lebih detail lagi mengenai potensi dan kemampuan saya yang bisa berguna untuk perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin saat ini.

Demikian surat lamaran kerja ini saya informasikan, terima kasih atas kerjasama dan perhatian Bapak/Ibu Personalia.

Hormat Saya,

Supardi Ayaka Misazaki

Curriculum vitae (cv) daftar riwayat hidup :

1. Manfaat Curiculum Vitae

Manfaat curiculum vitae adalah menjelaskan keterangan diri, informasi diri, data diri dan sebagainya. Dengan CV, setiap orang yang membaca dan memeriksa CV seseorang akan dapat mengetahui dan menelaah setiap orang dari informasi diri yang telah diberikan, serta dapat memberikan gambaran seseorang melalui kegiatan – kegiatan atau dari spesifikasinya dalam pendidikan dan berorganisasi. Dengan kata lain manfaat CV menjelaskan kriteria diri dalam bentuk teks.

2. Susunan Curiculum Vitae

1. Data Pribadi

Bagian ini berisi nama, alamat, agama, email, nomor telepon dan identitas pribadi lainnya.

2. Pendidikan

Bagian ini menjelaskan latar belakang pendidikan dan berhubungan dengan pekerjaan yang dituju. Pada umumnya, banyak yang membuat CV menjelaskan dari TK (Pendidikan paling dasar), SD, SMP sampai perguruan tinggi (Pendidikan terakhir).

3. Pengalaman Kerja

Bagian ini adalah bagian yang paling dilihat oleh perekrut kerja. Pengalaman kerja memberikan gambaran apakah seorang kandidat sudah memiliki jam terbang yang cukup atau masih terbatas. Rekruter juga bisa menentukan apakah kandidat dapat segera menyesuaikan diri di organisasi yang baru atau apakah dia butuh penyesuaian yang panjang.

4. Skill Yang Dimiliki

Seharusnya pada bagian ini perlu dijelaskan dalam CV skill apa saja yang telah dimiliki sebagai proses belajar maupun pengalaman dari pekerjaan sebelumnya. Dan dibuat dalam bentuk yang meyakinkan dan informatif.

5. Training Yang Pernah Diikuti

Untuk lebih meyakinkan lagi, perlu memasukkan daftar training yang pernah diikuti sebelumnya untuk memberi gambaran sejauh mana pemilik CV telah berkembang dan wawasan apa saja yang sudah dimiliki.

6. Prestasi

Ini adalah bagian yang penting disamping pengalaman kerja yang menjelaskan keunikan, kelebihan dan presetasi sebagai individu sekaligus pencapaian di bidang tertentu.

7. Kegiatan Ekstrakurikuler/Kemasyarakatan

Selain hal-hal yang berhubungan langsung dengan pekerjaan. Pada CV juga perlu memberikan sedikit gambaran kegiatan yang dilakukan di masyarakat. Ini akan menunjukkan bahwa pemilik CV bisa membagi waktu dan memiliki hubungan sosial yang lebih luas, tidak hanya sebatas di lingkungan pekerjaan.

3. Isi Curiculum Vitae

Data Pribadi

Nama : Almira Natasya Sabrina

Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 5 Agustus 1984

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Kewarganegaraan : Indonesia

Alamat : Jl. Gunung Batu No. 20 16970

Telepon : 0251-1111111 (Rumah)

021-54xxxxx (Kantor)

0851712xxxxx (HP)

Latar belakang Pendidikan

Formal

1991 – 1994 : SMP Negeri 7 Bogor

1994 – 1997 : SMAN 1 Bogor

1997 – 2001 : Sekolah Tinggi Administrasi Indonesia, Jakarta

Non Formal

1994 – 1996 : Kursus Komputer di IT Dinamika Solutions, Jakarta

1996 – 1997 : Kursus Bahasa Inggris di EF Course, Jakarta

2003 – 2003 : Kursus Pajak (Brevet A & B)

Kemampuan

1. Kemampuan Akuntansi dan Administrasi (Accounting & Administration Skills) Journal printing & Calculation, Ledger, Project Data Updating, Teller, Salary Calculation, Petty Cash Payroll & Calculation, Inventory Controls)

2. Kemampuan Komputer (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook dan Internet)

3. Sistem Perpajakan

Pengalaman Kerja

1. Praktek Kerja Lapangan:

Praktek Kerja di PT. Ajudan Nusantara, Jakarta

Periode : Mei 1997 - Agustus 1997

Tujuan : Persyaratan kelulusan SMEA 804 Jakarta

Posisi : Operator Administrasi

Rincian Pekerjaan:

- Mengupdate data konsumen

- Mengatur jadwal pertemuan dengan konsumen

- Menyiapkan surat-surat pernawaran untuk konsumen